Saku Tuominen: Yhä useampi kokous on liian pitkä tai lyhyt

Saku Tuominen on pyrkinyt minimoimaan kaikki turhat rutiinit päivästään. Ajattelutyötä hän tekee muun muassa meren jäällä ulkoiluttaessa perheen koiraa.

sakutuominen.com

Erään kyselyn mukaan suomalaisten työajasta jopa 15 prosenttia – siis lähes yksi työpäivä viikossa – kuluu työn kannalta merkittömissä kokouksissa.

Idealist Groupin luova johtaja ja työelämän tulevaisuutta pohtineen 925-hankkeen nokkamies Saku Tuominen pohti muiden kokousalaan perehtyneiden asiantuntijoiden kanssa, miten työaikaa nakertavista, uuvuttavista ja turhista kokouksista päästään eroon.

– En ole sitä mieltä, että kaikki kokoukset ovat turhia, mutta nykyisellään kokousten ongelmana on, että ne ovat joko liian lyhyitä tai liian pitkiä.

Asian, jonka käsittelyyn tarvitaan kymmenen minuuttia, käytetään tunti.

Toisaalta asiaan, jonka käsittely vaatisi useamman tunnin tai muutaman päivän, käytetään myös tunti.

Asiaan, jonka käsittely vaatisi 10 minuuttia, käytetään tunti. Sama tunti käytetään myös asiaan, joka vaatisi päivän. ”

Kokouksia myös järjestetään liikaa, kokouksiin osallistuu liikaa väkeä ja ne ovat huonosti johdettuja.

– Muutos lähtee yleensä yksilöstä, mutta peräänkuulutan esimiehiltä ryhtiliikettä turhien kokousten poistamiseksi ja kokouskäytäntöjen parantamiseksi.

Tuomisen arvion mukaan 20–30 prosenttia kykenee muutokseen, muut jäävät voivottelemaan uuvuttavien kokousten paljoutta.

Mitä olisi tehtävä kokousten tehostamiseksi ja miksi muutos on niin vaikeaa?

Ison elämäntapamuutoksen saavuttaminen on kelle tahansa suuri haaste.

Tuominen neuvoo unohtamaan monimutkaiset termit ja puheet haasteellisista muutosprosesseista.

Hän uskoo, että kestävä tulos saavutetaan pienin, mutta määrätietoisin askelin.

– Ei tässä ihmeellisistä asioita ole kyse, vaan halusta ja konkreettisista pienistä teoista. Jos tiedät, missä on ongelma, mikset korjaa sitä? Tehokkaammin ja todennäköisemmin saavutat tavoitteesi, kun muutat yhden asian kerrallaan.

Jos tiedät, missä on ongelma, mikset korjaa sitä?”

Ensimmäiseksi Tuominen kehottaa havainnoimaan itseään ja muita ja toimimaan sen perusteella.

– Kun tunnistat huonoja käytäntöjä, luovu niistä. Päätä, että kokous kestää tunnin sijaan 45 minuuttia. Varttitunti saattaa kuulostaa pieneltä, mutta sen kerrannaisvaikutukset ovat suuret.

– Jos haluat luopua myöhästelystä, päätä, että sallit itsellesi esimerkiksi vain yhden tapaamisen kuukaudessa, josta on lupa myöhästyä.

Kuka Saku Tuominen?

syntynyt 1967

yrittäjä, Idealist Groupin luova johtaja.

Työskennellyt aiemmin muun muassa TV-tuotantoyhtiö Broadcastersissa. Tv-sarjojen Uutisvuodon, Tanssii tähtien kanssa ja Kokkisodan tuottaja. On ideoinut itse myös muun muassa W-tyylin, Maailman ympäri -visailuohjelman ja Far Out -ohjelman.

Kirjoittaa parhaillaan syyskuussa Paasilinna-kustantamolta ilmestyvää kirjaa, jonka työnimi on: Hyvä elämä, lyhyt oppimäärä. Kirjassaan Tuominen käsittelee unelmia, unelmien toteuttamista ja pelkoja. Miksi emme tee, mitä haluamme.

925-hankkeen taustaa

Redesigning 925 (nine to five) -hankkeen tavoitteena oli suunnitella uudenlainen toimistotyön viikko ja auttaa ihmisiä saamaan aikaan enemmän, mutta väsymään vähemmän.

Projekti käynnistyi syksyllä 2011 osana Helsingin World Design Capital -vuotta.

Mukaan lähti yhdeksän organisaatiota; muun muassa IBM Finland, Fazer, Fortum, UPM ja valtioneuvoston kanslia.

Vuoden aikana projektiin osallistui yli 1 000 työntekijää, ja luotiin yli 100 käytännönläheistä ideaa työelämän parantamiseksi.

Lopputuloksena projektista syntyi Työkirja – Työelämän vallankumouksen perusteet (Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio 2012, WSOY).

Projektin tuloksena syntyi myös 925 Design; paremman työelämän suunnittelutoimisto, joka jatkaa hanketta edelleen.

Kommentit

– Tiedämme esimerkiksi, miten hyvää happihyppely tekee aivoille, mutta emme mene ulos. Miksi?

Mitä jos kävisi samalla tupakalla :)
Eli se lorviminen ei olekkaan enää niin hyvä asia kun poistutaan
vähän väliä happihyppelylle.

hohhoijaaa

Hyvä otsikko: sama kuin sanoisi, että ihmiset ovat liian lihavia tai laihoja. :-) Ongelman ydin lienee siinä, että palaveri on väärän mittainen, agendaa ei ole ja osallistuja joukko on väärä. Usein myös järjestetään täysin tarpeettomia palavereja: riittäisi kun soittaa yhdelle ihmiselle niin tekeekin virheen ja bookkaa kahden tunnin palaverin kymmenelle henkilölle. Koko homman ydin piilee siinä, että mitä pitää saada aikaiseksi ja toimii sen mukaisesti myös palaverijärjestelyjen suhteen.

Palaveri Paavo

Ydin piilee myös siinä, että palavietereitä pitää johtaa, että niistä saadaan jotain järkevää ulos.

Asiaan vaikuttava tekijä on se, että kun kalenteri on bookattu ihan täyteen triplasti niin vain silloin voi tuntea itsensä kiireelliseksi ja samalla se viestii mm. pomolle, että on erittäin ahkera ja tarpeellinen työtekijä.

Palavietereihin on myös helppo piiloutua: bookkaa kaikki viikot täyteen jotain jonnin joutavaa, ja kun alainen tulee kysymään jotain oleellista (mutta haastavaa tai vaikeaa tai mihin et halua ottaa kantaa tai et vain tiedä asiasta yhtään mitään josta sinun tulisi olla ajan tasalla) niin voit helposti kuitata koko jutun, että mulla alkaa palaveri, nyt ei ehdi katotaan joskus toiste. Palaverit ovat paljon vastuun pakoilua, töiden pakoilua: on helpompi popsia pullaa palaverissa kun ottaa kantaa ihan oikeisiin työasioihin ja vaivata päätään. Oikea johtaja tunnistaa tällaisen vedätyksen, mutta oikeita johtajia on niin harvassa. Jos on oikeasti viisas ihminen ja tunnollinen ja haluaa tehdä työnsä hyvin niin mielenterveyden säilyttämiseksi kannattaa perustaa oma firma!!

Palaveri Paavo